Temps 2000 couvre toutes vos problématiques de gestion de temps

Temps 2000 est un logiciel de gestion développé pour permettre aux entreprises et aux associations de gérer leurs temps et leur facturation de manière souple et rapide.

Nous avons élaboré un logiciel répondant à vos besoins pour vous permettre :

  • de saisir rapidement des temps passés par les collaborateurs et des notes de frais ;
  • d'effectuer des prévisions de temps, de frais ou de factures ;
  • d’automatiser la facturation et de gérer les règlements et relances clients ;
  • d'analyser les résultats, de planifier des événements, de personnaliser les bases de données.

Saisie des temps passés et des frais

Toute activité nécessite un suivi constant des tâches effectuées et la connaissance du temps passé sur celles-ci.

Nous vous proposons d'abandonner vos feuilles de temps sur Excel, peu commodes et peu esthétiques, et de vous tourner vers Temps 2000 pour une saisie rapide et sûre des feuilles de temps. Nous avons collaboré avec nos clients afin de vous permettre de saisir vos temps selon vos préférences.

Aujourd'hui, vos temps peuvent être :

  • saisis directement par chaque collaborateur via le réseau local ou en accès déporté (TSE, CITRIX) ;
  • saisis dans un module extérieur librement copiable pour les itinérants qui n’auraient pas d’accès au réseau ;
  • importés à partir de feuilles Excel ;
  • saisis à travers un module internet qui met directement à jour la base locale.

Notre interface de saisie est entièrement paramétrable : vous gagnez du temps en choisissant la façon la plus rapide pour vous de gérer vos données. Temps 2000 permet de définir des droits d'accès pour chaque utilisateur ainsi que des contrôles de saisie. Par exemple, un collaborateur qui n'aurait pas saisi la totalité de ses temps travaillés reçoit un email automatique l'invitant à les enregistrer.

Par ailleurs, quelle que soit la taille de votre entreprise, surveiller vos notes de frais nécessite une gestion rigoureuse. Temps 2000 permet à chaque collaborateur de saisir ses notes de frais, et de les rattacher à une affaire. Ainsi vous pouvez suivre en temps réel le remboursement de vos collaborateurs, la refacturation à vos clients et la gestion de votre budget.

Budgétez et devisez

Temps 2000 met à votre disposition une saisie des budgets de temps, de frais et de factures afin de vous permettre d'anticiper le coût de vos affaires et de maîtriser le budget de chacune d'entre elles.

En créant vos budgets, vous pourrez :

  • visualiser le plan de charge des collaborateurs ;
  • suivre l'avancement de chaque affaire ;
  • visualiser le chiffre d’affaires prévisionnel ;
  • préparer l'émission automatique des factures ;
  • comparer les réalisations aux prévisions.

Pour plus de facilité, les budgets peuvent être reconduits de manière rapide d'une année sur l'autre.

 

Temps 2000 vous propose par ailleurs une lettre de mission de grande qualité.

La lettre de mission fixe les termes du contrat avec le client. Elle détermine le montant et l’échelonnement des honoraires, les différentes étapes de l'affaire et les obligations contractuelles de chacun.

Temps 2000 vous propose une quinzaine de modèles de lettres de mission personnalisables au format Word, dont les modèles proposés par le CSOEC et le CNCC.
Vous pouvez personnaliser chacun de ces documents en ajoutant des champs de fusion ou en modifiant l'entête, par exemple, ou alors repartir de votre propre modèle de textes.

Facturez et encaissez

Une facturation rapide, automatisée et fiable est l'exigence de chaque société. Le logiciel Temps 2000 vous permet de maîtriser tous les aspects de la gestion automatisée de vos factures. Vous pouvez paramétrer la création automatique ou manuelle de vos factures selon plusieurs types de facturation :

  • au forfait, par abonnement avec des automatismes de création et de reconduction ;
  • en régie, ou sur la base des temps passés éventuellement valorisés à des taux propres à chaque affaire ;
  • sur la base des quantités produites : nombre de bulletins, d’unités de facturation ;
  • sur la base des frais, débours refacturables ;
  • par des formules de calcul.


Temps 2000 vous propose des modèles de facture professionnels, esthétiques, et totalement personnalisables : par exemple, vous pouvez incorporer un logo, ajouter ou modifier la disposition des zones ou ajouter un courrier d'accompagnement.
Les écritures relatives aux factures de ventes peuvent être exportées directement vers une cinquantaine de logiciels de comptabilité du marché.

 
Un suivi rigoureux de vos comptes clients et de vos règlements vous permet de maîtriser votre trésorerie. Avec Temps 2000, vous gérez les comptes de vos clients de façon rapide et ludique. Temps 2000 vous offre différentes possibilités de gérer vos règlements :

  • émettre vos prélèvements à partir de Temps 2000 en même temps que la facture. Vous pouvez ensuite générer le fichier au format SEPA à transmettre à la banque ;
  • saisir vos virements et chèques reçus. Temps 2000 permet l’édition du bordereau de remise de chèque pour faciliter leur envoi à la banque.

Un système de lettrage vous permettra d'associer aisément chaque règlement à la facture correspondante. Les relances clients reprennent le détail du solde client et peuvent avoir un texte variable selon l’ancienneté du solde. Elles vous permettront de gérer vos impayés et vos relances.

Reporting, contrôle de gestion et CRM

Comme nous savons qu'une analyse précise des résultats est indispensable, nous avons développé près de cinquante éditions préparamétrées de rapports.

Grâce à Temps 2000, vous pourrez analyser vos résultats sous tous les angles :

  • par client et par affaire : édition de synthèses ou de détails, limitées aux réalisations ou comparées aux prévisions, par exemple ;
  • par collaborateur ou par groupe : analyse des temps passés, contrôle d'activité, prestations internes, par exemple ;
  • par nature de tâche : temps moyens par tâche...

Toutes les éditions sont personnalisables, exportables vers Excel ou au format PDF.

 
Pour plus de souplesse, le contenu des bases clients, contacts, collaborateurs peut être paramétré pour contenir toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin.

Temps 2000 permet d'effectuer des requêtes et de croiser les critères pour obtenir des éditions ou faciliter l'envoi d'email ou de courrier.

Enfin, Temps 2000 vous offre la possibilité de planifier et de mémoriser des évènements. Ces évènements sont des tâches à accomplir ou accomplies à une date donnée par tel ou tel collaborateur. Ces évènements vous permettent de retracer l'historique des courriers et appels téléphoniques, ainsi que d'envoyer des rappels aux collaborateurs concernés.

Des documents Word, Excel ou PDF peuvent être joints aux dossiers clients, aux affaires ou aux évènements.


Pour en savoir plus sur l'ensemble de nos fonctionnalités, vous pouvez consulter notre documentation : Temps 2000 pour Entreprises et Associations.pdf

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